AVISO LEGAL

TRATAMIENTO Y FINELIDAD

Toda la información que exista en las bases de datos de LADY MOM, correspondiente a datos personales de clientes, proveedores, empleados, exempleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales a través de sus diferentes canales de comunicación (medios digitales o impresos), serán sometidos a distintas formas de tratamiento, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación y supresión de datos, como consecuencia para el desarrollo o cumplimiento de su finalidad.

La información podrá ser entregada a entidades públicas, judiciales o administrativas, únicamente en cumplimiento de deberes legales y se velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

LADY MOM tiene como finalidad sobre los datos personales obtenidos de clientes, proveedores, empleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales, permitir el adecuado desarrollo de su operación y de sus actividades comerciales, guardando la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales y para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Para el tratamiento de los datos personales, LADY MOM asumirá las siguientes finalidades:

a) Para las relaciones contractuales en los que sea parte el titular de la información, generar y mantener una eficiente y adecuada comunicación de la información.

b) Para solicitud de información por parte del titular, EPS y ARL.

c) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo.

d) Realizar todos los trámites necesarios para la selección, contratación, formación y promoción del personal, para la gestión de nómina y el desarrollo de programas de bienestar social.

e) Desarrollar actividades para brindar beneficios a los hijos del personal vinculado a la empresa, así como la afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales.

f) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) y/o pensionados en las bases de datos.

g) Prevención de riesgos laborales, desarrollo de exámenes médicos y realización de reportes de accidentes de trabajo.

h) Contacto con terceros para contratar y/o adquirir los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de su operación y poder efectuar los pagos de las obligaciones que correspondan.

i) Manejo de las relaciones con clientes, mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, facturación, atención de quejas y reclamos, entre otros.

j) Proveer los productos o servicios requeridos por los clientes.

k) Generar y conservar soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa.

l) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.

m) Para los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas.

n) Enviar a través de medio seguro la información que por temas de contingencias se deban
enviar a “back-ups” o sistemas de respaldos de la información en Colombia u otros países.

o) Transmitir y custodiar archivos soportes que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.

p) Enviar las modificaciones que se puedan presentar en la política de tratamiento de datos personales adoptada.

q) Para usos administrativos, comerciales, y las demás finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso.

r) Para el almacenamiento y custodia (Back Up) de la información en el territorio nacional o extranjero.

s) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

t) En el caso de datos biométricos específicamente los registros de cámaras de seguridad para vigilancia, la información recolectada será utilizada para fines de seguridad de los empleados, visitantes, así como de los bienes e instalaciones.

u) La información recolectada como imágenes fotográficas o videos, capturadas en nuestros eventos, cursos, talleres, seminarios, y demás actividades para el desarrollo de nuestro bienestar social, se utilizarán o podrán ser tratadas para fines de seguridad, convivencia, soporte o constancia de las labores y actividades desarrolladas.

v) Evaluar su idoneidad, atendiendo las características de la vacante que se requiera
contratar.

w) En trámites relacionados con la participación en el proceso de selección en especial lo concerniente a los exámenes médicos, exámenes psicológicos y de aptitud para el cargo, estudios de seguridad, verificación de datos personales de las hojas de vida, aptitudes profesionales, técnicas y en general de conocimientos, verificación de referencias suministradas, bien sea que tales verificaciones se realicen directamente por la Empresa o por las entidades o profesionales contratadas por éstas para tal fin.

x) El tratamiento de la información personal y del núcleo familiar para la vinculación y la de ellos cuando sea el caso, a las diferentes entidades del régimen de seguridad social en salud cualquiera que sea su denominación, Fondos de Pensiones y de Cesantías, Cajas de Compensación Familiar, Administradoras de Riesgos laborales, Cursos de Educación Continuada, Fondos de Empleados, Exámenes Médicos de Salud Ocupacional, de Optometría, de Riesgo Psicosocial, o de cualquier otro examen practicado en virtud del cargo, y durante todo el tiempo que dure la vinculación

y) Procedimientos administrativos que deba realizar la Empresa en virtud de la aplicación del Contrato Laboral, el Reglamento Interno del Trabajo, el Código de Conducta o el Código de Ética.

z) Conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección de personal.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

LADY MOM, garantiza a sus titulares los siguientes derechos impuestos en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LADY MOM como responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o aquellos cuyo tratamiento estén expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Autorizar a LADY MOM como responsable del tratamiento para el manejo de la información contenida en las bases de datos de acuerdo con la ley 1581 de
2012.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
d) Ser informado con previa solicitud, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales. e) Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a la ley
1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayan determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley.
g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
h) Conocer acerca de la presente política de protección de datos como responsable del tratamiento de datos personales.

MECANISMO PARA CONOCER NUESTRA POLITICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información en el siguiente enlace: https://ladymom.com.co/privacy-policy-2/

MARCO LEGAL

✓ Constitución Política. – Art. 15, en el cual se consagran los derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los términos: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

✓ Ley 1266 de 2008, “por el cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

✓ Sentencia C-1011 de 2008 de la Corte Constitucional, Proyecto de ley estatutaria de habeas data y manejo de información contenida en bases de datos personales.

✓ Sentencia C-748 del 2011 de la Corte Constitucional, proyecto de ley estatutaria de habeas data y protección de datos personales.

✓ Ley Estatutaria 1581 de 2012, “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

✓ Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

✓ Decreto Reglamentario 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.

✓ Decreto Único 1074 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.

✓ Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio del cual se establecen las instrucciones para la protección de datos personales.

✓ Circular externa No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio del cual se adiciona el Capitulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIGENCIA DE LA POLITIA Y BASE DE DATOS PERSONALES

LADY MOM, mediante este documento declara vigente la política de tratamiento de datos personales a partir del día establecido al final de este documento, donde se especifica la fecha y lugar de su expedición.
En el caso que se realicen modificaciones sustanciales a esta política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, informándoles que podrán consultar la nueva política. En dicha comunicación se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización.
Para las bases de datos de LADY MOM, estarán vigentes por el tiempo razonable y necesario de acuerdo con las finalidades del tratamiento de la información. No obstante, de lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que así lo dispongan.
Esta Política será publicada, divulgada y actualizada cada vez que la organización lo considere pertinente. De igual manera estará disponible a todas las partes interesadas.

Dado en MEDELLIN a los 3 días del mes de DICIEMBRE de 2024.